【保存版】仕事が超効率化する、すぐに使えるOutlook・Excel・PowerPointの時短テク

「働き方改革」を合言葉に、効率的な働き方を推進する流れが加速し、「平成から令和にかけて残業時間が減った」という方は多いと思います。

残業が減ること自体は喜ばしいことですが、会社からは残業せずに定時で今までと同じ内容・品質の仕事を求められ、苦労されている方もいるかと思います。

取引先との商談や社内会議等、自分でコントロールできない部分はどうしようも無いかもしれませんが、自分がコントロールできる部分で効率化を図ることはできます。

着目すべきはPCでの作業です。ほぼ全ての社会人の方がPCを使って仕事をしていると思います。

実は少しのノウハウを覚えて実践するだけでPCの作業効率が飛躍的にアップし、年間500時間以上を削減することができるのです。

どのノウハウにも共通するポイントは、なるべくマウスを使わずキーボードだけでの操作を目指すことです。

この投稿では、実際に僕も実践している再現性の高いPCノウハウについてまとめていきます。

Outlookノウハウは、全ての社会人が習得するべき必須科目

Outlook＝役職に関係なく誰もが使うコミュニケーションツール

PCノウハウのうち、Outlookのノウハウは全ての社会人が習得するべき必須科目だと僕は考えています。

なぜなら、メールやスケジュール等のOutlookの機能は、新入社員から社長まで、役職に関係無く全ての社会人が日常業務で利用するからです。

この投稿では、Outlookの他にExcelやPowerPointのノウハウも記載していますが、どれか一つだけ選べと言われたら迷わずOutlookを選びます。

ここで紹介するノウハウ以上にもっと詳しく知りたい方は、アウトルック最速仕事術を読んでみてください。




僕も実践しているのですが、会社のデスクに常備しておいて、覚えきれていないノウハウがあれば即座に読めるようにしています。

僕がよく活用しているOutlookノウハウ 

僕がよく使うショートカットは上図の通りです。

まずはこの８個のショートカットを駆使することを目標にしてみましょう。

ショートカットの活用に慣れてきたら、アウトルック最速仕事術に書かれている、アーカイブフォルダの設定や検索フォルダ・クイック操作の活用に挑戦してみましょう。

僕は、定型文書を１クリックで呼び出す設定（クイック操作）や、受信箱とアーカイブフォルダの使い分けによるタスク管理を実践しています。

知っていると便利なWindows共通のショートカット

こちらは、Outlookに限らずWindowsのPC共通で活用できるショートカットです。

特に次の５個のショートカットは、僕は毎日のように使っているので、まずはこの５個を覚えていきましょう。

作業効率化を加速させるExcelとPowerPointのノウハウ

僕は1社目で企画系の職種を経験したのですが、そこでExcelとPowerPointをみっちり仕込まれました。

１シート数百行のタブが十数個に及ぶ事業計画のExcelで、参照漏れを検証したり、条件変更して別のシナリオでシートを新規作成したりと、Excelの効率化スキルが必須な環境だったのです。

また、上司や顧客への報告資料・提案資料の作成にあたり、より的確により分かりやすくPowerPointに落とし込む必要があったので、PowerPointの活用方法やアウトプット方法の習得も必須でした。

実は僕、企画系の部署の前は法人営業を担当しており、ExcelやPowerPointは全く触って来なかったので、なんとかタッチタイプができるレベルのPCスキルだったのです。

そんな状況で、企画職の先輩・上司からの指定図書・推薦図書を買って必死に勉強し、徐々に企画職として使えるレベルまでレベルアップできました。

ここでは、その中で特に僕が頻繁に活用していたExcelとPowerPointのノウハウをお伝えします。

外資系金融の1年生が必ず覚えるExcelノウハウ

Excelの教科書として企画職の先輩からオススメされたのは外資系金融のExcel作成術です。

調べてみて初めて知ったのですが、外資系投資銀行や経営コンサルティング会社の新入社員は、最初にExcelのエキスパートとなるべく修行を積むそうです。

そんな彼らのノウハウが詰まった本が外資系金融のExcel作成術でして、投資銀行やコンサル勤務でなくとも、Excelノウハウ習得に非常に役立つ一冊です。



可能な限りキーボードショートカットを駆使して操作すること、ベタ打ちセル・参照セル・計算式セルで文字色を設定する等、初耳のノウハウが多数掲載されています。

その中で、僕が特にヘビーユースしているショートカットは以下の通りです。

また、僕がよく使う関数は次の６個で、関数はまずはこれらを覚えれば十分です。

他の関数は、必要になった時に適宜調べて覚えるようにすれば大丈夫です。
Excelの関数はGoogleで調べれば本当にたくさん出てくるので、

「Excel　◯◯（やりたい動作）」

で検索すれば、大抵の関数が出てきます。

スライド作成時間が半分になるPoerPointのノウハウ

PowerPointについては、PowerPoint自体の操作方法と、収集した情報の的確なアウトプット方法の２つを習得する必要があります。

企画職の先輩からオススメされたのは、マッキンゼー流図解の技術です。

この本では、伝えたい内容のタイプによって、どのチャート（グラフ）を使うべきか、どのようなスライドデザインにすると的確にメッセージを伝えられるかが、パターン別に説明されています。

例えば、時系列の推移を表現するときに、要素が６個までならコラムチャート（縦棒グラフ）、要素が６個以上ならラインチャート（折れ線グラフ）を利用する、といった具合です。




この本で理論は学べますが、実践ではひたすら量をこなすことがアウトプット上達への近道です。

「このメッセージを伝えるのに最適な表現方法は何か」に時間をかけずにスライドデザインを決められれば、スライド作成時間の半分は削減できます。

僕自身も企画職に在籍した2年間で200枚近くスライドを作成した甲斐あって、伝えたいメッセージから逆算して、的確なチャートやスライドデザインがイメージできるようになりました。

お手本として、部署の先輩が今まで作成したスライドを参考にすることが多いと思いますが、それ以外に上場企業の決算説明会資料もアウトプットの勉強になります。

特に、マネーフォワードの決算説明資料は「１スライド１メッセージ」が徹底されており、チャートの活用も的確で非常に分かりやすいので、僕も参考にしています。

また、スライド作成で僕が活用しているPowerPointのノウハウは以下の通りです。

特に位置調整は上揃え・左揃えや上下・左右の整列等、それまで手動でチマチマ調整していたので、覚えた時は画期的なまでに作業効率がアップしました。

PC操作の時短効率化で、自分の時間を作ろう

主にキーボードのショートカットを中心にPCの時短効率ノウハウをお伝えしました。

おそらく初めて知った読者の方は、

「うわぁ、面倒くせぇ…」

というのが率直な感想なのではないでしょうか。

実は、僕も推薦図書を読んだ時、同じように面倒だなと思いました。

確かに全部一気にやろうとすると気が遠くなりそうですが、まずはOutlookのショートカットから試してみてください。

それで少しづつ覚えてきたら、次はExcelのショートカット、Excelの関数…といった具合に、一歩ずつ進めていくのです。

そうすると、気付いたら時短ノウハウを身に付けていることでしょう。

さらに時短ノウハウに磨きをかけたければ、次の推薦図書にも触れてみてください。










ところで、あなたは時短効率化で余った時間で何をしたいですか？

家族との時間を増やす。

趣味の時間を増やす。

読書や勉強等自己研鑽の時間を増やす。

どれも素敵なことだと思いますが、僕個人としては、余った時間を活用して「プチ副業」に挑戦してみることをオススメします。

副業まではいかずとも、会社の給料以外のお金を稼ぐ「プチ副業」を通して、「自力で稼ぐ」経験をすることで、考え方や見方が変わってきます。

「副業には興味があるんだけどなあ…」という方は是非読んでみてください。